Anonymizace dokumentů představuje klíčový prvek v oblasti ochrany osobních údajů a důvěrnosti informací. V současné době se setkáváme s dvěma hlavními způsoby, jak anonymizaci provádět – pomocí moderních digitálních systémů, jako je Usnesení.cz, a klasickými ručními metodami. V tomto článku přiblížíme výhody a nevýhody obou přístupů.

   Ruční anonymizace je proces, který často zahrnuje revizi dokumentu jednotlivě, identifikaci citlivých informací především jmen, data narození a další osobní údaje a jejich odstranění nebo skrytí. Tento přístup může být velmi časově náročný, obzvláště pokud se pracuje s velkým množstvím dokumentů. Lidský faktor hraje velkou roli – i zkušený pracovník může udělat chybu, nebo opomenout citlivé údaje. Tím se zvyšuje riziko, že informace, které měly zůstat důvěrné, se dostanou na veřejnost. Kromě toho je ruční anonymizace často méně transparentní a obtížněji proveditelná, což může vést k otázkám o její účinnosti. Velmi často se setkáváme se způsobem, kdy pracovník označí ve Wordu text a zvolí černou barvu pozadí textu (funkce Barva zvýraznění textu). Na obrazovce a na papíře vše vypadá v pořádku, ale zkušený uživatel a indexovací roboti text bez problému přečtou. Takto chybně anonymizovaných dokumentů jsou na internetu kvanta.

   Naopak systém Usnesení.cz přináší výhody, které výrazně zefektivňují proces anonymizace. Funkce automatizace v tomto systému umožňuje rychlou identifikaci citlivých (osobních) údajů a navrhne jejich anonymizaci. V okamžiku, kdy má systém potvrzeno, že se jedná o důvěrná data, přistupuje k nim takto a sám anonymizuje obsah v závislosti na tom, která uživatelská role k obsahu přistupuje. Anonymizované výstupy se systému Usnesení.cz splňují standardy ochrany osobních údajů a poskytují uživatelům jasný záznam o tom, které informace byly anonymizovány. Nenechává na pracovníkovi, jakým způsobem provede anonymizaci, ale sám znaky důvěrných pasáží nahradí černým blokem.

   Dalším důležitým aspektem je schopnost systému usnesení.cz zpracovávat anonymizaci v reálném čase a integrovat ji do širšího procesu. Oprávněný uživatel si může vybraný výstup vytisknout buď v plném, nebo anonymizovaném znění. Uživatelé s nižším oprávněním pak zase jen výstupy anonymizované, nebo žádné. Tímto způsobem se zjednodušuje celý proces, což uvolňuje čas pro další klíčové úkoly. Řešení také usnadňuje přístup k anonymizovaným výstupům, což může být výhodné v případě spolupráce více oddělení nebo při externím auditu.